Штрафы за неправильный кадровый учёт часто больше, чем штрафы налоговой. Поэтому очень важно правильно поставить и вести кадровый документооборот. Смотрите как интерим-HR директор внедрил полный пакет кадровых регламентов за 30 дней.
| Параметр | Детали |
|---|---|
| Отрасль | Розничная сеть (FMCG + e-commerce) |
| Размер | 600 сотрудников, 47 торговых точек + head-office |
| Цель собственников | Быстро выстроить прозрачный HR-контур перед масштабированием бизнеса и привлечением инвестора |
| Интерим-роль | HR Director-interim с экспертизой в трудовом праве, GDPR/PDPA, HR-процессах ISO 30414 |
1. Стартовая ситуация
- «Куча в папке» — трудовые договоры и доп. соглашения хранились в разных форматах, часть подписей отсутствовала.
- Нет единого регламента — проверка инспекции труда выявила 11 несоответствий; риск штрафов 25 000 €.
- Нулевая цифровизация — анкеты кандидатов в Excel, кадровые приказы в Word без единой нумерации.
2. 4-недельный план «HR-каркас»
| Неделя | Ключевая веха | Ожидаемый эффект |
|---|---|---|
| 1 | HR-аудит 360° – экспресс-проверка 24 областей, матрица рисков | Чёткая карта «дырок» и приоритетов |
| 2 | Проектный офис & шаблоны – конструктор договоров, чек-листы приёма/увольнения, реестр доступов к ПД | Унификация документов на 70 % |
| 3 | Политики PeopleOps – правила премирования/штрафов, положение о персональных данных, график хранения бумажных дел | Соответствие трудовому кодексу + GDPR |
| 4 | Первая цифровая версия (HR-handbook) – интерактивный PDF + папка «Blank-Kit» с 28 формами | Полный «руль» для HR-команды и менеджеров |
3. Тактика интерим-директора
- Sprint-workshop: в первый день провёл очную сессию с лидерами отделов → собрал 63 типовых HR-ситуации.
- Док-поток «no copy-paste»: внедрил нумерацию приказов и версионность в Google Workspace, настроил права доступа.
- Шаблон-фабрика: использовал doc-generator (Google Apps Script) → договор/приказ формируется за 60 секунд.
- Data Privacy Grid: карта мест хранения личных данных + контрольные точки удаления/архивации.
- Геймификация внедрения: «HR-квест» для линейных менеджеров; за 2 недели 83 % руководителей сдали мини-экзамен.
4. Итоги через 30 дней
| Метрика | До | После | Изменение |
|---|---|---|---|
| Кол-во несоответствий трудового аудита | 11 | 0 | ★ Полное устранение |
| Время оформления приёма (минута) | 45 | 8 | −82 % |
| Доля «потерянных» бумажных дел | 14 % | <1 % | −13 п.п. |
| Риск штрафов (оценка аудитора) | 25 k € | 0 € | −100 % |
| Готовность к due diligence | 3/10 | 9/10 | +6 п.п. |
Все показатели подтверждены отчётом внешнего аудитора и акцептованы инвестором-предварителем.
5. Ключевые уроки
- Стандартизируйте, потом автоматизируйте — иначе «цифра» лишь ускоряет хаос.
- Премии и штрафы = правила игры: прозрачная Grading-таблица снижает текучесть и конфликтность.
- Карта хранения данных — щит от регулятора: знание, где и сколько персональных данных, экономит десятки тысяч в штрафах.
- Интерим-формат выигрывает время: внешний эксперт действует без «политических» тормозов и личных симпатий.
6. Что дальше
Интерим-HR остался на 4-недельный коучинг сотрудников HR-отдела и передал «живой» handbook в Confluence. Компания уже запланировала модуль e-signature и систему OKR – всё по шаблону, заложенному в первый месяц.
Отзыв собственника:
«Мы думали, что на кадровую бюрократию уйдёт пол-года. Получили готовый набор политик и форм меньше чем за 30 дней — и сразу прошли аудит инвестора».
Хотите получить такой же HR-комплект за месяц?
Оставьте заявку — мы подберём интерим-HR директора, который поставит вашу кадровую систему «на рельсы» без перерыва в работе.